Executive Secretary and Office Managementالسكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب

Run a manager's office professionally: diary and inbox, official letters and the incoming and outgoing mail register, meetings and action minutes, filing and confidentiality, visitors and calls, travel, events and smart tools.أدِر مكتب المدير باحترافية: المواعيد والبريد الإلكتروني، والكتب الرسمية وسجل الوارد والصادر، والاجتماعات ومحاضر الإجراءات، والحفظ والسرية، والزوار والمكالمات، والسفر والفعاليات والأدوات الذكية.

▶ Try the first lesson free▶ جرّب الدرس الأول مجاناً

6 hours6 ساعاتStudy timeمدة الدراسة
8Lessonsدروس
25 questions25 سؤالاًFinal exam, pass mark 70%الاختبار النهائي، درجة النجاح 70%
90 days90 يوماًCourse accessمدة الوصول

About this courseعن الدورة

An organised office lets a manager decide on time and lose nothing. This self-study course covers the full work of the executive secretary and office manager in eight practical lessons, built around how offices work in Iraq.

You will follow Marwa, the new executive assistant to the managing director of a building materials company in Najaf, as she finds three diaries that disagree, sixty unregistered letters and visitors walking straight in. You will define the role and agree authority with the manager; organise the front office, your time, supplies and petty cash; run one shared diary and triage the manager's inbox; register incoming and outgoing official mail, number and lay out official letters and follow up overdue replies; prepare agendas, take action minutes and keep an action log; build a file plan for paper and digital records, apply retention rules including the seven-year rule of Commercial Law No. 30 of 1984, and protect confidential information; receive visitors and handle calls and messages; and plan business trips, bring foreign guests in under the current e-visa rules, run events, follow protocol and use shared tools and AI assistants safely.

The course includes 48 diagrams, charts and illustrations, three narrated videos, practice templates in Word and Excel, knowledge checks in every lesson and a 25-question final exam. Legal and visa information was checked in October 2026 and is general guidance, not legal advice.

المكتب المنظم يتيح للمدير اتخاذ القرار في وقته دون أن يضيع شيء. تغطي هذه الدورة للدراسة الذاتية العمل الكامل للسكرتير التنفيذي ومدير المكتب في ثمانية دروس عملية، مبنية على طريقة عمل المكاتب في العراق.

ستتابع مروة، المساعدة التنفيذية الجديدة للمدير المفوض في شركة لمواد البناء في النجف، وقد وجدت ثلاث مفكرات غير متطابقة وستين كتاباً غير مسجل وزواراً يدخلون مباشرة. ستحدد الدور وتتفق مع المدير على الصلاحيات؛ وتنظم المكتب الأمامي ووقتك واللوازم والسلفة النثرية؛ وتدير مفكرة مشتركة واحدة وتفرز بريد المدير؛ وتسجل البريد الرسمي الوارد والصادر وترقم الكتب الرسمية وتنسقها وتتابع الردود المتأخرة؛ وتعد جداول الأعمال وتكتب محاضر الإجراءات وتحتفظ بسجل الإجراءات؛ وتبني خطة حفظ للسجلات الورقية والرقمية وتطبق مدد الاحتفاظ ومنها قاعدة السنوات السبع في قانون التجارة رقم 30 لسنة 1984 وتحمي المعلومات السرية؛ وتستقبل الزوار وتدير المكالمات والرسائل؛ وتخطط لرحلات العمل وتستقدم الضيوف الأجانب وفق قواعد التأشيرة الإلكترونية الحالية وتنظم الفعاليات وتتبع البروتوكول وتستخدم الأدوات المشتركة والمساعدات الذكية بأمان.

تتضمن الدورة 48 رسماً توضيحياً ومخططاً، وثلاثة فيديوهات مسموعة، ونماذج تدريب في وورد وإكسل، وأسئلة تحقق في كل درس، واختباراً نهائياً من 25 سؤالاً. رُوجعت المعلومات القانونية وقواعد التأشيرات في تشرين الأول 2026، وهي إرشاد عام لا مشورة قانونية.

Who it's forالفئة المستهدفة

Secretaries, executive assistants, office managers, administrative officers, receptionists who want to grow into the role, and graduates starting a career in office administration. No previous training is needed.

السكرتيرون والمساعدون التنفيذيون ومديرو المكاتب والموظفون الإداريون وموظفو الاستقبال الراغبون في التطور، والخريجون الذين يبدؤون مسيرة في الإدارة المكتبية. لا يشترط تدريب سابق.

What you'll gainما ستكتسبه

  • Explain the executive assistant's role and agree authority with the manager
  • Organise the front office, your day, supplies and petty cash
  • Manage one shared diary with buffers and protected focus time
  • Triage a manager's inbox with four decisions and three folders
  • Register incoming and outgoing official mail and follow up replies
  • Number and lay out an official letter correctly
  • Prepare agendas, take action minutes and keep an action log
  • Build a file plan and apply retention and confidentiality rules
  • Receive visitors and handle calls and messages professionally
  • Plan business trips, foreign guests' visas, events and protocol
  • Use shared tools and AI assistants safely
  • Receive a certificate on passing the final exam
  • شرح دور المساعد التنفيذي والاتفاق مع المدير على الصلاحيات
  • تنظيم المكتب الأمامي ويومك واللوازم والسلفة النثرية
  • إدارة مفكرة مشتركة واحدة بفواصل زمنية ووقت تركيز محمي
  • فرز بريد المدير بأربعة قرارات وثلاثة مجلدات
  • تسجيل البريد الرسمي الوارد والصادر ومتابعة الردود
  • ترقيم الكتاب الرسمي وتنسيقه بشكل صحيح
  • إعداد جداول الأعمال وكتابة محاضر الإجراءات والاحتفاظ بسجل الإجراءات
  • بناء خطة حفظ وتطبيق قواعد الاحتفاظ والسرية
  • استقبال الزوار وإدارة المكالمات والرسائل باحترافية
  • تخطيط رحلات العمل وتأشيرات الضيوف الأجانب والفعاليات والبروتوكول
  • استخدام الأدوات المشتركة والمساعدات الذكية بأمان
  • الحصول على شهادة عند اجتياز الاختبار النهائي

Course outlineمحتوى الدورة

  1. The executive assistant todayالمساعد التنفيذي اليوم Free previewمعاينة مجانية9 screens9 شاشات
  2. Organising the office and yourselfتنظيم المكتب وتنظيم نفسك9 screens9 شاشات
  3. The manager's diary and inboxمواعيد المدير وبريده الإلكتروني8 screens8 شاشات
  4. Official correspondence and the mail registerالمراسلات الرسمية وسجل الوارد والصادر8 screens8 شاشات
  5. Meetings from start to finishالاجتماعات من البداية إلى النهاية8 screens8 شاشات
  6. Filing, records and confidentialityالحفظ والسجلات والسرية8 screens8 شاشات
  7. The front desk, telephone and visitorsالاستقبال والهاتف والزوار8 screens8 شاشات
  8. Travel, events and smart toolsالسفر والفعاليات والأدوات الذكية10 screens10 شاشات

Course materialsمواد الدورة

  • 1 supporting document to download, for enrolled studentsوثائق داعمة للتنزيل للمتدربين المسجلين: 1
  • The full course as a PDF for offline studyالدورة كاملة بصيغة PDF للدراسة دون اتصال

How it worksكيف تعمل الدورة

  1. Pay by SuperQi, FIB or Zain Cash and upload your receipt below.ادفع عبر سوبر كي أو FIB أو زين كاش وارفع الإيصال أدناه.
  2. We verify the payment and email your login details.نتحقق من الدفع ونرسل لك بيانات الدخول بالبريد الإلكتروني.
  3. Study each lesson at your own pace. Your progress is saved automatically.ادرس كل درس وفق وتيرتك، ويُحفظ تقدمك تلقائياً.
  4. When every lesson is complete, the final exam unlocks.عند إكمال جميع الدروس يُفتح الاختبار النهائي.
  5. Prefer to study offline? Download the course PDF. When you confirm you've studied it, the exam unlocks.تفضّل الدراسة دون اتصال؟ نزّل الدورة بصيغة PDF، وعندما تؤكد أنك درستها يُفتح الاختبار.
  6. Pass the exam and we issue your certificate.اجتز الاختبار وسنصدر لك الشهادة.