From knowing AI to using it every day
Most people try an AI assistant, get a few useful answers, and then fall back into old habits. The real gains come when AI becomes part of how you write, read, analyse and prepare, every day, for the tasks that fill your week.
Course introduction.
This course follows Zainab, executive assistant to the CEO of Faw Gate Logistics, a freight and customs-clearance company in Basra. Her colleagues Omar (sales), Rand (finance) and Hasan (operations) join her as she builds AI into the office's daily work.
من معرفة الذكاء الاصطناعي إلى استخدامه كل يوم
يجرّب معظم الناس مساعداً ذكياً ويحصلون على بعض الإجابات المفيدة، ثم يعودون إلى عاداتهم القديمة. أما المكاسب الحقيقية فتأتي حين يصبح الذكاء الاصطناعي جزءاً من طريقة كتابتك وقراءتك وتحليلك وتحضيرك كل يوم، في المهام التي تملأ أسبوعك.
مقدمة الدورة.
تتابع هذه الدورة زينب، المساعدة التنفيذية للمدير التنفيذي في شركة بوابة الفاو للخدمات اللوجستية، وهي شركة شحن وتخليص جمركي في البصرة. ويرافقها زملاؤها عمر (المبيعات) ورند (المالية) وحسن (العمليات) وهي تُدخل الذكاء الاصطناعي في العمل اليومي للمكتب.
Where the week goes
Zainab logged her time for two weeks. Over 80% of it went on five kinds of task: writing, meetings, reports, reading documents and spreadsheets. Each lesson in this course takes one of them and shows how AI can help, and where it should not.
أين يذهب الأسبوع
سجّلت زينب وقتها لمدة أسبوعين، فذهب أكثر من 80% منه في خمسة أنواع من المهام: الكتابة والاجتماعات والتقارير وقراءة الوثائق وجداول البيانات. ويتناول كل درس في هذه الدورة واحدة منها ويبيّن كيف يساعد الذكاء الاصطناعي فيها، وأين لا ينبغي استخدامه.
Features worth knowing
Many users only ever type questions into a chat box. Learning these six features is often the biggest single improvement you can make.
ميزات تستحق المعرفة
كثير من المستخدمين لا يفعلون أكثر من كتابة الأسئلة في مربع المحادثة. وتعلّم هذه الميزات الست كثيراً ما يكون أكبر تحسين منفرد يمكنك إحداثه.
The right tool for the task
الأداة المناسبة للمهمة
Accounts and data
Good for learning and for public information. Conversations may be stored and, depending on settings, used to improve the service. Never enter client, financial or personal data.
Usually include a commitment not to train on your data, admin controls and higher limits. Faw Gate chose one business assistant for all office staff.
AI inside your email and office suite works within your organisation's existing permissions. It can only see what you can see.
Follow your organisation's AI policy. If there isn't one, apply the four-level rule: public, internal, confidential, restricted. Restricted data never goes into any AI tool.
الحسابات والبيانات
مناسبة للتعلم وللمعلومات العامة. وقد تُحفظ المحادثات، وبحسب الإعدادات قد تُستخدم لتحسين الخدمة. لا تُدخل أبداً بيانات العملاء أو البيانات المالية أو الشخصية.
تتضمن عادة التزاماً بعدم التدريب على بياناتك وضوابط إدارية وحدوداً أعلى. وقد اختارت بوابة الفاو مساعداً واحداً بخطة أعمال لكل موظفي المكتب.
يعمل الذكاء الاصطناعي المدمج في بريدك وبرامجك المكتبية ضمن صلاحيات مؤسستك القائمة، ولا يرى إلا ما تراه أنت.
اتبع سياسة مؤسستك للذكاء الاصطناعي، وإن لم توجد فطبّق قاعدة المستويات الأربعة: عامة وداخلية وسرية ومقيدة. والبيانات المقيدة لا تدخل أي أداة ذكاء اصطناعي.
Set it up once: custom instructions
Most assistants let you save standing instructions that apply to every chat. Zainab's took ten minutes to write and saved her from repeating the same context hundreds of times.
Zainab's custom instructions
"I am the executive assistant to the CEO of Faw Gate Logistics, a freight forwarding and customs clearance company in Basra, Iraq. Our clients are oil-service companies, importers and government bodies. Write in clear, professional British English unless I ask for Arabic; for Arabic use formal Modern Standard Arabic. Keep emails short, with the request in the first two lines. Use day-month-year dates. Never invent figures, names or regulations: if information is missing, write [CHECK]. When unsure, ask me a question first."
اضبطه مرة واحدة: التعليمات الدائمة
تتيح معظم المساعدات حفظ تعليمات دائمة تنطبق على كل محادثة. وقد استغرقت كتابة تعليمات زينب عشر دقائق، ووفّرت عليها تكرار السياق نفسه مئات المرات.
تعليمات زينب الدائمة
"أنا المساعدة التنفيذية للمدير التنفيذي في شركة بوابة الفاو للخدمات اللوجستية، وهي شركة شحن وتخليص جمركي في البصرة بالعراق. عملاؤنا شركات خدمات نفطية ومستوردون وجهات حكومية. اكتب بإنجليزية بريطانية مهنية واضحة ما لم أطلب العربية، وللعربية استخدم الفصحى الرسمية. اجعل الرسائل قصيرة والطلب في أول سطرين. استخدم صيغة يوم-شهر-سنة للتواريخ. لا تختلق أبداً أرقاماً أو أسماء أو أنظمة، وإذا نقصت معلومة فاكتب [تحقق]. وعند الشك اسألني أولاً."
Exercise: set up your toolkit
- Find out which AI tools your organisation allows, and which account type you have.
- Try three features you haven't used: file upload, web search with sources, and saved instructions.
- Write your own custom instructions (role, organisation, audience, style, rules).
- List the five tasks that take most of your week, to use in the next lessons.
تمرين: جهّز أدواتك
- اعرف أدوات الذكاء الاصطناعي التي تسمح بها مؤسستك ونوع حسابك.
- جرّب ثلاث ميزات لم تستخدمها: رفع الملفات، والبحث مع المصادر، والتعليمات المحفوظة.
- اكتب تعليماتك الدائمة (الدور والمؤسسة والجمهور والأسلوب والقواعد).
- اكتب المهام الخمس التي تأخذ معظم أسبوعك لتستخدمها في الدروس التالية.
You need to know a customs regulation that changed last month. Which tool fits best?
Current information needs live search and sources you can verify.
What is the main benefit of custom instructions?
Saved context means better first drafts with less typing.
تحتاج إلى معرفة نظام جمركي تغيّر الشهر الماضي. أي أداة أنسب؟
المعلومات الحديثة تحتاج إلى بحث مباشر ومصادر يمكن التحقق منها.
ما الفائدة الرئيسية للتعليمات الدائمة؟
السياق المحفوظ يعني مسودات أولى أفضل بكتابة أقل.
